PROPOSAL KTI (TINJAUAN KEBUTUHAN TENAGA )

TINJAUAN KEBUTUHAN TENAGA  BERDASARKAN BEBAN KERJA UNIT REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT ATMA JAYA

BAB I

PENDAHULUAN

A.          Latar Belakang

Rumah sakit merupakan bagian dari kehidupan perwujudan dari peningkatan derajat kesehatan. Salah satu dari kegiatan yang diadakan dalam proses pelayanan kesehatan sebagaimana yang dinyatakan dalam proses pelayanan kesehatan yang dinyatakan dalam Undang-Undang Kesehatan No. 23 tahun 1992 pasal 1 ayat 1 mengatakan bahwa:

“Kesehatan adalah keadaan sejahtera dari badan, jiwa dan sosial yang memungkinkan setiap orang hidup produktif”

Untuk mencapai tujuan tersebut berbagai upaya kesehatan dijalankan dengan pedoman kepada kebijaksanaan operasional yang salahsatunya adalah pengembangan tenaga kesehatan. Pengembangan tenaga kesehatan bertujuan meningkatkan penyediaan jumlah, mutu tenaga kesehatan yang mampu mengemban tugas untuk mewujudkan perubahan, pertumbuhan dan pembaharuan dalam rangka memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan bagi seluruh lapisan masyarakat.

Dengan ditetapkannya Undang – Undang Kesehatan Nomor 36 dan Undang – Undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit maka rekam medis  menjadi salah satu kewajiban pencatatan sebagai Informasi pasien yang harus diselenggarakan oleh rumah sakit dengan baik dan benar dan telah diatur dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.

Peran tenaga profesi juga tidak kalah pentingnya bagi menggerakan kegiatan organisasi dalam meningkatkan produktifitas dan menjamin mutu jasa sehingga dapat meningkatkan daya saing, dan melindungi konsumen dan masyarakat baik keselamatannya maupun kesehatannya.

            Pengadaan (producement) adalah fungsi operasional pertama MSDM (Manajement Sumber Daya Manuasia). Pengadaan karyawan merupakan masalah penting, sulit, dan kompleks karena untik mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi, serta efektif tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin. Kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan kebutuhan perusahaan, supaya efektif dan efisien dalam menunjang tercapainya tujuan.¹

                Rumah Sakit Atma Jaya adalah rumah sakit tipe C dan juga merupakan rumah sakit pendidikan tipe A, dengan kapasitas tempat tidur 112 buah, yang didirikan pada tanggal 9 Mei 1997. Yang berlokasi di kawasan Pluit Kecamatan Penjaringan Jakarta Utara. Sebagai rumah sakit umum atau rumah sakit wilayah, Rumah Sakit Atma Jaya menyelenggarakan sebuah Balkesmas yang mencangkup pelayanan usaha

---

¹Drs.H.Malayu S.P.Hasibuan.Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Revisi.(Jakarta:Bumi Aksara,2007), hal27

pokok dan pembinaan wilayah, serta bertanggung jawab perbaikan tingkat kesehatan masyarakat di kelurahan dan kecamatan, sehingga semakin bertambahnya jumlah pasien yang berobat. Dengan situasi yang dinamik ini mengharuskan kepala Rekam Medis merencanakaan penambahan tenaga kerja berdasarkan beban kerja.

Fasilitas pelayanan rawat jalan dan inap mulai dari pendaftaran, pendistribusian, pengolahan dan penyimpanan serta pelayanan asuransi dilakukan oleh staff Rekam Medis. Jumlah kunjungan rawat jalan umum rata-rata perhari 170 sampai dengan 200 orang.

Keadaan tenaga di bagian Rekam Medis saat ini sebanyak 10 orang, yang terdiri dari 1 orang Kepala Bagian, 1 staf pengolahan dan pengkodean, 5 staf penyimpanan dan peminjaman dan 3 staf administrasi UGD dan pasien rawat jalan . Sumber daya manusia di Unit Rekam Medis RS. Atma Jaya mayoritas berpendidikan SMA yaitu berjumlah 8 orang.

Masalah yang terjadi di Rumah Sakit Atma Jaya bahwa petugas merangkap pekerjaan sehingga terkadang tugas utama menumpuk. Perkerjaan sering tertunda bila ada petugas yang tidak masuk (izin, cuti, dll) dan ada beberapa pekerjaan yang dilakukan oleh petugas lain (perawat). Hal ini menjadi hambatan dalam memberikan pelayanan kepada pasien, ini menjadi perhatian bagi penulis untuk melakukan penelitian.

B.           Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka pada penulisan Karya Tulis Ilmiah, penulis ingin melakukan tinjauan terhadap Perhitungan Kebutuhan Tenaga Berdasarkan Beban Kerja Unit Rekam Medis ?

C.          Tujuan Penelitian

1.                  Tujuan Umum

Mendapatkan jumlah tenaga berdasarkan beban kerja di unit rekam medis.

2.                  Tujuan Khusus

a.                   Mengidentifikasi jumlah tenaga rekam medis dan informasi kesehatan yang tersedia.

b.                  Mengidentifikasi jenis-jenis beban kerja yang dilakukan.

c.                   Menghitung standar waktu kegiatan di unit rekam medis dan informasi kesehatan.

d.                  Menghitung kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja.

D.          Manfaat Penelitian

Hasil Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi berbagai pihak, yakni :

1.                  Bagi Rumah Sakit

Memberikan masukan upaya penambahan jumlah tenaga kerja di unit rekam medis berdasarkan dengan beban kerja yang ada.

2.                  Bagi Penulis

Dapat menerapkan teori yang penulis dapat dengan permasalahan yang penulis temukan sehingga dapat menambah wancana dan wawasan berfikir dalam melaksanakan tugas Rekam Medis yang Profesional.

3.                  Bagi Institusi Pendidikan

Penulisan ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan refrensi untuk penelitian dan bahan pertimbangan bagi mahasiswa D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan atau bagi pihak lainnya.

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A.          Kerangka Teori

1.      Rekam Medis

a.       Pengertian Rekam Medis

Rekam Medis mempunyai rumusan definisi berbeda, antara lain sebagai berikut :

Pengertian Rekam Medis menurut Per.Menkes.Nomor 269/Menkes/per/III/2008 tentang RM/Medical Record adalah :

“RM adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien” (pasal1 ayat1).²

Menurut AMRA (American Medical Record Association) mendefinisikan bahwa rekam medis adalah:

 “Rekam Kesehatan berisi semua informasi mengenai pasien, penyakit dan pengobatan dan masukan didalamnya direkam dalam urutan masa pelayanan/perawatan yang terjadi. Rekaman secara kronologis ini untuk membenarkan diagnosa dan

---

²Dep.Kes RI, PERMENKES No.269/MENKES/PER/III/2008 pasal 1 ayat 1

pengobatan serta hasilnya. Rekam Kesehatan dibuat bagi setiap pasien dalam fasilitas kesehatan dan seksi-seksinya. Semua formulir yang dihasilkan dari padanya disatukan dalam satu kesatuan unit”.³

Rekam Medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleh para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien. (Gemala Hatta)⁴

Rekam medis mempunyai arti yang sangat luas, rekam medis bukan hanya sekedar pengumpulan dan pencatatan data saja tetapi juga pengelolaan data-data pasien, baik data dasar maupun data medis yang didapat dari pertama kali pasien diterima di rumah sakit, diteruskan dengan pasien mendapatkan pelayanan medis lain sampai dengan pasien keluar dari rumah sakit.

Semakin berkembangnya ilmu pengetahuan mengenai dunia kesehatan maka istilah rekam medis  lebih dikembangkan lagi menjadi Manajemen Informasi Kesehatan (MIK) yang merupakan menajer (Kepala Unit) dari sistem informasi kesehatan

---

³Lily Wijaya, Modul 1A Revisi 1,pengelolaan Sistem Rekam Medis 1,2009. Hal 5

⁴http://viesaputri.wordpress.com/2010/07/08/definisi-rekam-medis, tgl 13 Feb 2013, Jam 16;48

yang terintegrasi, bertanggung jawab untuk memberikan arahan tentang fungsi MIK bagi seluruh cakupan organisasi, dapat menduduki posisi lini ataupun staf serta bekerjasama dengan pimpinan informasi, yang bertujuan untuk menunjang kemajuan sistem, metode, penunjang aplikasi, perbaikan kualitas data, kelancaran akses data, kerahasiaan, sekuritas dan penggunaan data.⁵

Penyelenggaraan rekam medis telah diatur dalam Per.Menkes.Nomor 269/Menkes/Per/III/2008/RM/Medical Record pasal 5, ayat (4) yaitu setiap dokter dan dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis, harus dibuat segera dan dilengkapi setelah pasien menerima pelayanan dan harus dibubuhi dengan nama, waktu dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan langsung.⁶

            Unit kerja merupakan satuan (regu) kerja. Unit kerja rekam medis merupakan suatu tim/kelompok orang/petugas yang berkerja bersama dalam suatu sistem informasi kesehatan rekam medis. Adapun sistem rekam medis adalah sebagai berikut :

---

⁵Dr., Dra., Hatta,Gemala R. MRA., M.Kes,Pedoman Managemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan Edisi Revisi (Jakarta:Universitas Indonesia,2010), hal65

⁶Dep.Kes RI, PERMENKES No.269/MENKES/PER/III/2008, Loc,Cit

1)      Penamaan

2)      Penomoran

3)      Registrasi

4)      Distribusi

5)      Penataan (Assembling)

6)      Klarifikasi (Koding)

7)      Indeks

8)      Pelaporan

9)      Penyimpanan

10)  Penjajaran

11)  Peminjaman

12)  Pengambilan kembali

13)  Penyusutan dan pemusnahan

Sistem rekam medis adalah serangkaian dari kegiatan yang ada di unit rekam medis, dimulai dari pasien datang di tempat pendaftaran dan berakhir sesudah pasien pulang.

b.      Tujuan Rekam Medis

Tujuan dari rekam medis berkaitan dengan kegunaan rekam medis pasien sebagai sumber informasi pelayanan kesehatan yang telah diberikan kepada pasien, dimana bertujuan untuk :

1)      Untuk kepentingan informasi kesehatan pasien.

2)      Sebagai tanda bukti dalam pengadilan.

3)      Permintaan persetujuan atau penolakan tindakan terhadap pasien.

4)      Kepentingan penelitian, pendidikan dan audit medis, dengan tidak menyebutkan identitas pasien.

c.       Kegunaan Rekam Medis

Ada banyak pendapat tentang tujuan kegunaan rekam kesehatan. Salah satu cara untuk peningkatannya secara mudah digunakan akronim mnemonik^l “ALFRED” yang berartimempunyai nilai untuk kepentingan administrative, hukum (legal), financial, riset, edukasi, dan dekumentasi (Hatta,1985).⁷

Adapun kegunaan aspek ARFRED tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut :

1)      Administratif ( aspek administrasi)

Suatu berkas rekam medis yang berisi data administrasi pasien karena dalam isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggungjawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam pelayanan yang telah diberikan kepada pasien.

---

⁷Dr., Dra., Hatta,Gemala , Op,Cit, hal419-420

2)      Finansial (aspek Keuangan)

Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai keuangan, karena dalam isinya menyangkut penetapan biaya pelayanan yang telah diberikan kepada pasien, dan tanda bukti catatan/tindakan pelayanan yang harus dipenuhi oleh pasien atau pikah penanggungsebagai kewajibannya.

3)      Riset (aspek penelitian)

Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data/informasi yang dapat digunakan untuk penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan.

4)      Edukasi (aspek Pendidikan)

Suatu berkas rekam medis yang isinya mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/informasi yang dapat digunakan untuk pembelajaran atau bahan referensi pengajaran pendidikan di bidang yang terkait.

5)      Dokumentation (aspek Dokumentasi)

Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai dokumentasi, karna isinya menjadi sumber dokumen data/informasi yang dapat digunakan sebagai pertanggung jawaban dan bahan laporan rumah sakit. Adapun manfaatnya sebagai berikut :

a)      Bagi Pemilik

Manfaat akreditasi bagi pemilik yaitu pemilik dapat lebih jelas menilai peningkatan keadaan rumah sakitnya dengan kinerja kepemimpinan kepala bagian masing-masing instansi di rumah sakit.

b)      Bagi Pemerintah

Dengan akreditasi pemerintah dapat lebih mudah dalam memotifasi dan mendorong rumah sakit untuk memenuhi standar, guna mencapai kesejahteraan kesehatan Indonesia.

6)      PH (Publik Health)

Dimana rekam medis digunakan untuk mengidentifikasi penyakit yang ada, dapat dijadikan dasar dalam peningkatan kesehatan nasional atau dunia.

7)      PM (Perencanaan dan manajemen)

Untuk mengidentifikasikan data-data penting untuk menyeleksi dan mempromosikan fasilitas yang ada.

2.      Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)

a.       Pengertian Manajemen Sumber daya Manusia (MSDM)

Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu, prilaku, dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.⁸

Definisi manajemen sumber daya manusia menurut para ahli, sebagai berikut :

·         Drs. Malayu S.P. Hasibuan (2007:10)

“MSDM adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat.”⁹

·         Gary Dessler

“Manajemen sumber daya manusia adalah kebijakan dan praktik yang dibutuhkan seseorang untuk menjalankan aspek

orang atau sumber daya manusia dari posisi seorang manajemen, meliputi pengrekrutan, penyaringan, pelatihan, pengimbalan dan penilaian”.¹⁰

---

⁹Drs.H.Malayu S.P.Hasibuan.,Op.Cit. hal. 10

⁸Dr.,Drs.,H.Yani,SH.MM.,Manajemen Sumber Daya Manusia(Jakarta:Mitra Wancana Media,2012), hal36

¹⁰Dr.,Drs.,H.Yani,SH.MM.,Op.Cit hal10

·         Sastrohadiwiryo (2002)

“Mamajemen tenaga kerja sebagai pengganti manajemen sumber daya manusia merupakan pendayagunaan, pembinaan, pengaturan, pengurusan, pengembangan unsur tenaga kerja, baik yang berstatus sebagai buruh, karyawan, maupun pegawai dengan segala kegiatannyadalam usaha mencapai hasil guna dan daya guna yang sebesar-besarnya, sesuai dengan harapan usaha perorangan, badan usaha, perusahaan, lembaga, maupun instansi”.¹¹

Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) dapat diartikan sebagai ilmu mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja serta efektif dan efisien sehingga tercapai tujuan organisasi atau perusahaan.¹²

b.      Manfaat MSDM (Manajemen Sumber Daya Manusia)

Implementasi Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) akan dapat memberikan berbagai manfaat baik pada organisasi/perusaan, berikut adalah manfaat MSDM pada organisasi/perusahaan (Nawawi,2000):

---

¹¹http://mbegedut.blogspot.com/2012/06/pengertian-manajemen-sumber-daya.html, Tgl 14 Feb 2013, Jam 18:30  

¹²Dr.,Drs.,H.Yani,SH.MM.,Op,Cit hal1

1)      Organisasi atau perusahaan akan memiliki sitem informasi SDM.

2)      Organisasi atauperusahaan akan memiliki hasil analisa pekerjaan/jabatan.

3)      Organisasi atau perusahaan akan memiliki kemampuan dalam menyusun atau menetapkan perencanaan SDM.

4)      Organisasi atau perusahaan akan mampu meningkatkan efesiensi dan efektifitas rekrutmen dan seleksi tenaga kerja.

5)      Organisasi atau perusahaan akan dapat melaksanakan pelatihan secara efektif dan efesien.

6)      Organisasi atau perusahaan akan dapat melakukan program dan pembinaan kariersecara efisien dan efektif.

7)      Organisasi atau perusahaan akan dapat menyusun skala upah (gaji) dan mengatur kegiatan berbagai keuntungan atau manfaat lainnya dalam perwujutan sistem balas jasa bagi para pekerja.¹³

Peranan MSDM dalam mengatur dan menetapkan program kepegawaian yang mencangkup masalah-masalah sebagai berikut :

a)      Menetapkan jumlah, kualitas, dan penempatan tenaga kerja yang efektif sesuai dengan kebutuhan perusahaan berdasarkan dengan job description, job specification, job requirement dan job evaluation.

---

¹³Dr.,Drs.,H.Yani,SH.MM.,Ibid, hal5

b)      Menetapkan penarikan, seleksi, dan penempatan karyawan berdasarkan asa the right man in the right plance and the ringht man in the ringht job.

c)      Menetapkan program kesejahteraan, pengembangan, promosi dan pemberhentian.

d)     Meramalkan penawaran dan permintaan sumber daya manusia pada masa yang akan datang.

e)      Memperkirakan keadaan perekonomian pada umumnya dan pengembangan perusahaan pada khususnya.¹⁴

c.       Fungsi-fungsi MSDM

Fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan dan penilaian, yang terhubung satu sama lain dan mempunyai fungsi yang bertahap, dapat digambarkan sebagai berikut :

           

 

---

¹⁴Drs.H.Malayu S.P.Hasibuan., Op.Cit. hal. 14

1)      Perencanaan

Perencanaan dalam sumber daya manusia adalah merencanakan tenaga kerja secara efektif serta efesien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan.

Besar beban kerja harus diimbangi dengan jumlah tenaga kerja yang tersedia.

2)      Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah kegiatan untuk mengorganisasikan semua karyawan dengan menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegrasi wewenang, integrasi, dan koordinasi dalam bagan organisasi.

3)      Penggerakan

Penggerakan atau mengarahkan adalah kegiatan mengarahkan semua karyawan, agar mau bekerja sama dan bekerja efektif serta efesien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. Penggerakan dilakukan dengan menugaskan bawahan agar mengerjakan tugasnya dengan baik.

4)      Pengawasan

Pengawasan adalah pengamatan kegiatan organisasi disaat pekerjaan berlangsung dan berjalan sesuai dengan rencana, agar dapat meminimalisasikan kerugian apabila timbul suatu permasalahan.

5)      Penilaian

Penilaian adalah evaluasi hasil dari seluruh aktivitas prosedur kerja yang ditetapkan, melihat hasil yang dicapai dalam kurun waktu tertentu telah sesuai atau tidak dari tujuan organisai atau perusahaan.

3.      Beban Kerja

a.       Pengertian Beban Kerja

Pengertian Beban Kerja menurut Kep.Menkes.Nomor 81/Menkes/SK/I/2004 Bab 1.3 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat Propisi, Kabupaten/Kota serta Rumah Sakit adalah :

“Beban kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tenaga kesehatan professional dalam satu tahun dalam satu pelayanan kesehatan”.¹⁵

---

¹⁵Keputusan Mentri kesehatan Republik Indonesia Nomor:81/MENKES/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusutan Perencanaan Sumber Daya Bab 1.3.

Menurut permendagri No. 12/2008, beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume dan normal waktu (Utomo,2008).¹⁶

Penegrtian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam rangka waktu tertentu.¹⁷

b.      Analisis Beban Kerja

Analisis menurut kamus Bahasa Indonesia adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan/perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab/duduk perkaranya).17http://kamusbahasaindonesia.org/analisis jam 4.52

Pengertian Analisis Beban Kerja menurut Peraturan Mentri Keuangan, Nomor 140/PMK.01//2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja (work Load Analysis) di Lingkungan Departemen Keuangan Bab III adalah :

---

¹⁶http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/31742/3/Chapter%20II.pdf,  Tgl 09 Feb 2013, jam 15.06.

¹⁷http://www.bkn.go.id/kanreg03/in/berita/146-workshop-penyusunan-pengukuran-beban-kerja.html,Tgl 16 Feb 2013, Jam 16.57

“Analisis beban kerja adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenal tingkat efektifitas dan efesiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja”.¹⁸

Pengertian analisis beban kerja juga tertuang dalam Keputusan Mentri kesehatan Republik Indonesia Nomor:81/MENKES/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusutan Perencanaan Sumber Daya ManusiaKesehatan di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota Serta Rumah Sakit Bab I.3 adalah :

“Analisis Beban Kerja adalah upaya menghitung beban kerja pada satuan kerja dengan cara menjumlah semua beban kerja dan selanjutnya membagi dengan kapasitas kerja perorangan satuan waktu”¹⁹

Definisi analisis beban kerja menurut para ahli adalah sebagai berikut :

·         Komaruddin (1996:235)

“Analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waku tertentu,atau

---

¹⁸Peraturan Mentri Keuangan Tentang pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis) Di Lingkungan Departemen Keuangan, Nomor 140/PMK.01//2006

¹⁹Keputusan Mentri kesehatan Republik Indonesia Nomor:81/MENKES/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusutan Perencanaan Sumber Daya, Loc,Cit.

dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menemukan beberapa jenis personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpah kepada seorang petugas”.²⁰

·         Menurut situmorang (1995:57)

“Analisis beban kerja adalah mengidentifkasikan baik jumlah karyawan maupun kwalifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi”.²¹

4.      Tenaga Kerja

Pengertian tenaga kerja menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan adalah:

“Tenaga kerja adalah setiap orang yang melakukan pekerjaan menghasilkan barang adan jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat.”²²

Berdasarkan UUD Nomor 32 tahun 1996 bahwa tenaga kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang kesehatan. Serta memiliki pengetahuan dan/atau keterampilan melalui pendidikan di bidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan

---

²⁰http://adilkurnia.wordpress.com/2010/02/11/definisi-analisis-beban-kerja, Tgl 07 Feb 2013, Jam 19:28.

²¹Ibid, Tgl 07 Feb 2013, Jam 19:28.

²²Undang-Undang Departemen Kesehatan RI Undang-undang nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan pasal 1 ayat 2,(Surabaya:Kesindo Utama,2010) hal.7

kewenangan untuk melakukan upaya kesehatan. Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan yang dilakukan oleh pemerintah dan/atau masyarakat.²³

Tenaga kesehatan dipilih sebagai palaksana/pemberi layanan kesehatan dan sebagai pendukung upaya kesehatan. Tenaga kesehatan berhak memperoleh perlindungan hukum dalam melaksanakan tugas sesuai profesinya serta berkewajiban mematuhi standar profesi dan mematuhi hak pasien. Profesi kesehatan langsung memberikan asuhan kepada individu atau komonitas dengan tujuan menjaga, meningkatkan dan memulihkan kesehatan mereka. Kesehatan adalah keadaan sejahtera dari badan, jiwa, dan social yang memungkinkan sitiap orang hidup produktif secara sosial dan ekonomis.

5.      Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja Kesehatan

Perhitungan dalam kamus Bahasa Indonesia adalah perbuatan (hal, cara, dsb) memperhitungkan atau mendapatkan hasil.

Penempatan Tenaga Kerja dalam UU Nomor 13 Tahun 2003 pada Bab VI pasal 31 dikatakan setiap tenaga kerja mempunyai hak dan kesempatan yang sama untuk memilih, mendapatkan, atau pindah

---

²³Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 tahun 1996 Tentang Tenaga Kesehatan, Pasal 1 ayat 1

pekerjaan dan memperoleh penghasilan yang didalam atau diluar negeri.²⁴

Perencanaan sumber daya menusia adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dan efesien dalam membantu terwujudnya tujuan.

Adapun tujuan perencanaan menurut Hasibuan (2003:250) adalah sebagai berikut :

a.       Untuk menentukan kualitas dan kuantitas keryawan yang akan mengisi jabatan dalam perusahaan.

b.      Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakan.

c.       Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

d.      Untuk mempermudah koordinasi, integritasi, dan singkronisasi (KIS) sehingga produktifitas kerja meningkat.

e.       Untuk menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan.

f.       Untk menjadi pedoman dalam menentukan program penarikan,

g.      seleksi, pengembangan, kompetensi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedislipinan, dan pemberhentian karyawan.

---

²⁴Undang-Undang Departemen Kesehatan RI Undang-undang nomor 13 Tahun 2003 Bab VI pasal 31

h.      Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan. ²⁵

Prosedur perhitungan kebutuhan SDM kesehatan dengan menggunakan metode WISN (work Load Indicator Staff Need/Kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan indikator beban kerja) adalah suatu metode perhitungan kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan pada beban kerja pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh tiap kategori SDM kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan.²⁶

Adapun langkah-langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja meliputi 5 langkah, yaitu :

1)      Menetapkan waktu kerja tersedia

Waktu kerja tersedia adalah banyaknya waktu yang digunakan oleh tenaga kerja/karyawan yang digunakan untuk bekerja dalam priode tahun.

Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah memperoleh waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di rumah sakit selama kurun waktu satu tahun.

---

²⁵Dr.,Drs.,H.Yani,SH.MM.,Op.Cit, hal47

²⁶ Keputusan Mentri kesehatan Republik Indonesia Nomor:81/MENKES/SK/I/2004,LOp,Cit, Bab VI.1.b

Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja tersedia adalah sebagai berikut :

a)      Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah setempat, pada umumnya dalam 1 minggu 5 hari kerja. Dalam 1 tahun 250 hari kerja (5 hari x 50 minggu). (A)

b)      Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memiliki hak cuti 12 hari kerja setiap tahun. (B)

c)      Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di RS untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi/profesionalisme setiap kategori SDM memiliki hak

untuk mengikuti pelatihan/kursus/seminar/lokakarya dalam 6 hari kerja. (C)

d)     Hari Libur , berdasarkan Keputusan Bersama Menteri Terkait tentang Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama, tahun 2002-2003 ditetapkan 15 Hari kerja dan 4 hari untuk cuti bersama. (D)

e)      Ketidak hadiran kerja, sesuai data rata-rata ketidak hadiran kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alas an sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin.(E)

f)       Waktu kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah, pada umumnya waktu kerja dalam 1 hari adalah 8 jam (5 hari kerja/minggu). (F)

Tabel dibawah ini menunjukan data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja  tersedia dalam satu tahun :

KODE	Kegiatan	Keterangan
A	Hari Kerja	250 hari per tahun
B	Cuti Tahunan	12 hari per tahun
C	Pendidikan dan latihan	6 hari per tahun
D	Hari Libur	19 hari per tahun
E	Ketidak hadiran kerja Sakit atau Izin	Sesuai dengan rata-rata ketidak hadiran kerja /tahun
F	Waktu Kerja	8 jam per tahun

Definisi dari daftar kegiatan waktu kerja tersedia adalah sebagai berikut :

(1)   Hari kerja adalah hari yang digunakan pegawai atau karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan (bekerja), biasanya hari senin sampai dengan jumat.

(2)   Cuti Tahunan adalah cuti selama 12 hari kerja yang diberikan kepada pegawai atau karyawan setiap tahun, yang dapat diambil beberapa kali, paling sedikit 3 hari.

(3)   Pendidikan dan latihan adalah proses mempertahankan dan meningkatkan kompetensi/profesionalisme setiap pegawai atau latihan.

(4)   Hari Libur adalah hari istirahat/hari bebas dari pekerjaan (bekerja).

(5)   Ketidak hadiran kerja adalah Penentuan waktu kerja tersedia tergantung dari kebijakan masing-masing RS.

(6)   Waktu Kerja adalah waktu yang digunkan untuk bekerja yang terdiri atas jam kerja efektif.

Berdasarkan data-data tersebut selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :

Waktu Kerja Tersedia = {A – (A+B+C+D+E) x F }

                                                                                           

2)      Menetapkan Unit Kerja dan ketegori SDM

Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah diperolehnya unit kerja pelayanan dan kategori SDM yang bertanggung jawab dan menyelenggarakan kegiatan palayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga dan masyarakat di dalam dan diluar RS.

Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan unit kerja dan SDM adalah sebagai berikut :

a)      Bagan struktur organisasi RS dan uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit dan sub-unit kerja.

b)      Keputusan Direktur RS tentang pembentukan unit kerja structural dan fungsional,

c)      Data pegawai berdasarkan pendidikan yang bekerja pada tiap unit kerja di RS.

d)     PP 32 tahun 1996 tentang SDM Kesehatan

e)      PEraturan perundang-undangan berkaitan dengan jabatan fungsional SDM Kesehatan

f)       Standar profesi, standar pelayanan dan standar prosedur operasional (SPO) pada tiap unit kerja RS.

3)      Menyusun standar beban kerja

Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per katagori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM.

Beban kerja masing-masing kategori SDM di tiap unit kerja RS adalah meliputi :

a)      Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing kategori SDM.

b)      Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok.

c)      Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori SDM.

Kegiatan pokok adalah kumpulan berbagai jenis kegiatan sesuai standar pelayanan dan standar prosedur operasional (SPO) untuk menghasilkan pelayanan kesehatan/medic yang dilaksanakan oleh SDM kesehatan dengan kompetensi tertentu.

Rata-Rata waktu adalah suatu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan pokok, oleh masing-masing kategori SDM pada tiap unit kerja.

Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah sebagai berikut :

Standar Beban Kerja =

Waktu Kerja Tersedia Rata-rata waktu  peraturan/ Kegiatan Pokok

4)      Menyusun Standar Kelonggaran

Standar kelonggaran adalah jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien.

Penyusunan standar kelonggaran dapat dilakukan melalui pengamatan dan wawancara tiap kategori tentang :

a)      Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasie, misalnaya : rapat, penyusunan laporan kegiatan, penyusunan kebutuhan barang habis pakai.

b)      Frekuensi kegiatan dalam satu hari, minggu dan bulan.

c)      Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan.

Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah sebagai berikut :

Standar Kelonggaran =

Rata-rata waktu per-faktor kelonggaran waktu kerja tersedia

5)      Perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja

Perhitungan kebutuhan SDM per unit tujuannya adalah diperolehnya jumlah dan jenis/kategori SDM per unit kerja sesuai dengan beban kerja selama 1 tahun.

Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan SDM per unit kerja meliputi :

a)      Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya yaitu :

(1)   Waktu kerja tersedia

(2)   Standar beban kerja dan

(3)   Standar kelonggaran masing-masing kategori SDM

b)      Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu tahunan.

Kuantitas kegiatan pokok disusun berdasarkan berbagai data kegiatan pelayanan yang telah dilaksanakan di tiap unit selama kurun waktu satu tahun. kuantitas kegiatan pokok rekam medis dapat diperoleh dari jumlah kunjungan pasien.

Rumus perhitungan Kebutuhan SDM adalah sebagai berikut. ²⁷

Kebutuhan SDM =

Kuantitas Kegiatan Pokok Standar BebanKerja

+  Standar  Kelonggaran

---

²⁷Keputusan Mentri kesehatan Republik Indonesia Nomor:81/MENKES/SK/I/2004,LOp,Cit, Bab VI.1.b

B.           Kerangka Konsep

Banyak faktor yang mempengaruhi berhasil atau tidaknya tercapainya tujuan suatu organisasi atau perusahaan, salah satu faktor terpentinya adalah tersediannya tenaga kerja. Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan jumlah tenaga yang sesuai dengan beban kerja unit rekam medis di RS Atma Jaya.

Maka untuk masukan-masukan yang diperlukan untuk menghitung kebutuhan jumlah tenaga di unit rekam medis yaitu dengan identifikasi jumlah tenaga tersedia, Jumlah pasien masuk dan pulang, jenis-jenis kegiatan unit rekam medis, Standar waktu kegiatan, Sarana dan Prasarana serta SPO (Standar Prosedur Operasional).

INPUT 1. SDM 2. Jumlah pasien masuk dan pulang per hari 3. Jenis-jenis kegiatan 4. Standar waktu kegiatan 5. Sarana dan prasarana 6. SPO

PROSES 1. Menghitung kebutuhan tenaga berdasarkan beban kerja 2. Menetapkan kebutuhan petugas rekam medis berdasarkan perhitungan indikator beban kerja

OUTPUT Menghasilkan jumlah tenaga kerja sesuai dengan beban kerja

Bagan Kerangka Konsep

C.          Variable Penelitian

1.      SDM di unit Rekam Medis

2.      Jumlah pasien masuk dan pulang per hari

3.      Jenis-jenis kegiatan di unit rekam medis

4.      Standar waktu kegiatan unit rekam medis

5.      Sarana dan Prasarana.

6.      SPO (Standar  Prosedur Operasional)

D.          Devinisi Operasional Variabel

1.      Jumlah tenaga rekam medis dan informasi kesehatan

Jumlah seluruh tenaga kerja yang bertugas di unit rekam medis dan informasi kesehatan.

2.      Jumlah pasien masuk dan pulang

Jumlah seluruh pasien masuk dan keluar rawat jalan, rawat inap dan pesien UGD yang membutuhkan berkas rekam medis per hari.

3.      Jenis- jenis kegiatan di unit rekam medis

Seluruh jenis kegiatan yang dilakukan di unit rekam medis yaitu pendaftaran, pendistribusian, pengelolaan data dan kodifikasi, pengambilan dan penyimpanan, sampai dengan penyusutan.

4.      Standar waktu kegiatan

Standar waktu kegiatan pelayanan yang telah ditetapkan untuk setiap kegiatan dan digunakan dalam menjalankan tugas.

5.      Sarana dan Prasarana

Fasilitas yang ada di bagian rekam medis seperti Alat Tulis Kantor (ATK), Komputer, dll

6.      Standar Prosedur Operasional

Standar Prosedur Operasional yang digunakan oleh seluruh unit rekam medis dalam menjalankan tugasnya mengenai satndar waktu baku yang telah ditetapkan secara tertulis .

BAB III

METODE PENELITIAN

A.          Ruang Lingkup Penelitian

Penelitian ini berfokus pada kajian masalah sumber daya manusia yaitu mengenai perhitungan beban kerja dan jumlah kebutuhan tenaga unit rekam medis pada bagian pendaftaran sampai dengan pelaporan rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.

B.           Pengukuran dan Pengamatan Variable Penalitian

Metode penelitian ini dilakukan dengan metode deskriptif, yaitu metode yang menggambarkan keadaan objek penelitian pada saat sekarang berdasarkan data faktual, data yang terkumpul kemudian disusun, diolah, dan disajikan dalam bentuk laporan.

C.          Teknik Pengumpulan Data

1.      Observasi / pengamatan

Mengadakan pengamatan pada beban kerja per kegiatan di unit rekam medis untuk memperoleh data yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

2.      Studi pustaka

Perhitungan dilakukan dengan menelaah beberapa buku dan teori yang ada kaitannya dengan permasalahan yang diteliti.

3.      Populasi dan sample

Popolasi dari penelitian ini adalah beban kerja yang ada di unit rekam medis, karena masalah waktu maka penulis hanya mengambil sampel 10% rekam medis dari jumlah populasi.

D.          Tehnik Analisis Data

Teknik analisis data yaitu dengan berpedoman pada jumlah kebutuhan pemakaian rekam medis pasien berdasarkan jumlah pasien yang datang dan pulang setiap harinya, dan tenaga kerja yang ada saat ini.

E.           Instrumen Penelitian

Instrumen penelitian yang digunakan dalam penulisan karya tulis ilmiah ini adalah :

1.      Pedoman wawancara kepada kepala rekam medis dan staf unit rekam medis mengenai sistem yang digunakan serta laporan jumlah data yang diperlukan.

2.      Kalkulator untuk menghitung data yang didapat.

3.      Stopwatch untuk mengukur waktu kegiatan.

DAFTAR PUSTAKA

Departemen Kesehatan Republik Indonesia, Peraturan Mentri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008

Hatta, Gemala R, Dr.,Dra., MRA., M.Kes, Pedoman Managemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan Edisi Revisi,(Jakarta:Universitas Indonesia, 2010)

Hasibuan, Malayu, Drs.H.Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Revisi,(Jakarta:PT. Bumi Aksara, 2007)

http://adilkurnia.wordpress.com/2010/02/11/definisi-analisis-beban-kerja

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/31742/3/Chapter%20II.pdf

http://viesaputri.wordpress.com/2010/07/08/definisi-rekam-medis

http://mbegedut.blogspot.com/2012/06/pengertian-manajemen-sumber-daya.html,

http://www.bkn.go.id/kanreg03/in/berita/146-workshop-penyusunan-pengukuran-beban-kerja.html

Keputusan Mentri kesehatan Republik Indonesia Nomor:81/MENKES/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusutan Perencanaan Sumber Daya Bab 1.3

Peraturan Mentri Keuangan Tentang pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja (Work Load Analysis) Di Lingkungan Departemen Keuangan, Nomor 140/PMK.01//2006

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 32 tahun 1996 Tentang Tenaga Kesehatan, Pasal 1 ayat 1

Undang-Undang Departemen Kesehatan RI Undang-undang nomor 13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan pasal 1 ayat 2,(Surabaya:Kesindo Utama,2010)

Wijaya, Lily. A.Md.PK, Modul 1A Revisi 1,pengelolaan Sistem Rekam Medis 1, (Jakarta: Akademi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, 2009)

Yani, Dr.,Drs.,H.SH.MM.,Manajemen Sumber Daya Manusia(Jakarta:Mitra Wancana Media,2012)