Sistem Unit Kerja Rekam Medis

Sistem Unit Kerja Rekam Medis

1.      Sistem Pendaftaran/Registrasi

Tata cara penerimaan pasien yang akan berobat jalan/penunjang medis ataupun yang akan dirawat di Rumah Sakit Sukmul Sisma Medika yaitu melalui Tempat Pendaftaran Pasien (TPP) yang buka 24 jam. Petugas TPP harus menerima dan melayani pasien dengan ramah, sopan dan sungguh-sungguh sesuai dengan motto Rumah Sakit.

Menurut jenis kunjungan pasien dibedakan menjadi:

a.	Pasien Baru	:	Pasien yang baru pertama kali berobat
b.	Pasien Lama	:	Pasien yang sudah pernah datang sebelumnya untuk berobat

Menurut kedatangan pasien ke Rumah Sakit Sukmul dapat terjadi karena

a.       Datang atas kemauan sendiri.

b.      Dikirim oleh Dokter/Bidan yang praktik di luar RS Sukmul

c.       Dikirim oleh Rumah Sakit, Puskesmas atau Pelayanan Kesehatan lainnya

a.      Registrasi Pasien Rawat Jalan

Setiap pasien baru akan diterima di tempat pendaftaran pasien dan ditanyakan identitas pasien atau diminta untuk meminjamkan kartu tanda pengenal pasien (KTP) oleh petugas pendaftaran guna meng-input data identitas pasien ke dalam komputer dan akan di print-out ke dalam lembar formulir Data Pasien. Setelah data sosial pasien di-input, setiap pasien baru akan mendapat sebuah nomor pasien yang tertera pada kartu kuning dan petugas akan menjelaskan pada pasien agar kartu tersebut selalu dibawa setiap kali berkunjung ke Rumah Sakit Sukmul.

Rekam Medis pasien akan dikembalikan ke P2D oleh perawat setelah di-input di bagian input data, kecuali Rekam Medis pasien yang akan dirawat langsung diserahkan kembali ke bagian pendaftaran untuk diproses selanjutnya.

b.      Registrasi Pasien Gawat Darurat

Pasien dalam keadaan gawat darurat bisa masuk terlebih dahulu ke klinik UGD, di ruang ini pasien akan ditolong dulu dan akan menyelesaikan urusan administrasi jika pelayanan sudah selesai atau bias dilakukan oleh keluarga/orang yang menjamin.

c.       Registrasi Pasien Rawat Inap

Penerimaan pasien rawat inap dilakukan di tempat pendaftaran pasien rawat inap (TPPRI). Kriteria pasien yang akan dirawat di RS Sukmul, yaitu:

1)      Pasien kiriman RS lain/Dokter/Bidan (ada surat rujukan yang berisi diagnosa penyakit)

2)      Pasien poliklinik (akan diberikan surat permintaan masuk rawat yang berisi diagnose/indikasi rawat

2.      Sistem Penamaan

Sistem penamaan yang akan dipakai adalah Sistem penamaan langsung dituliskan pada Formulir Ringkasan Riwayat Klinik. Dalam sistem penamaan di sampul Rekam Medis/Indeks ditulis dengan huruf cetak. Usahakan menggunakan ejaan Bahasa Indonesia yang sudah disempurnakan, kecuali jika pasien tetap ingin menggunakan ejaan lama.

Prinsip utama yang perlu dilakukan oleh petugas TPP adalah :

a.       Nama pasien harus lengkap, di belakang nama dilengkapi dengan kata-kata (bin) untuk pasien laki-laki yang beragama Islam sedangkan untuk laki-laki yang non-Islam cukup nama lengkap saja.

b.      Untuk pasien wanita yang belum menikah ditambahkan (bt, Nn) bagi yang beragama Islam, sedangkan untuk pasien yang non-Islam cukup ditambahkan (Nn) di belakang nama lengkapnya.

c.       Pada pasien wanita yang menikah baik yang beragama Islam maupun non-Islam, di belakang nama lengkap ditambahkan (Ny). Nama sendiri diikuti dengan nama orangtua/nama suami bagi pasien wanita yang sudah berkeluarga.

d.      Sedangkan untuk Bayi Baru lahir menggunakan nama ibunya jika sampai saat pulang rawat belum mempunyai nama dengan ditambahi (By Ny) yang merupakan singkatan dari Bayi Nyonya.

3.      Sistem Penomoran

Sistem pemberian nomor pasien yang digunakan di Rumah Sakit Sukmul adalah Unit Numbering System (Sistem Penomoran Unit). Sistem ini memberikan satu unit nomor rekam medis kepada setiap pasien baik rawat jalan maupun rawat inap pada waktu pertama kali berkunjung ke Rumah Sakit yang berlaku untuk selamanya dan digunakan setiap melakukan kunjungan ke Rumah Sakit. Nomor ini juga tidak akan diserahkan ke orang lain jika pasien yang bersangkutan tidak pernah berobat lagi atau sudah meninggal.

4.      Sistem Pendistribusian

Sistem Pendistribuasian di Rumah Sakit Sukmul Sisma Medika dilakukan oleh petugas distribusi di P2D, dan di distribuasikan langsung ke ruang perawatan atau poliklinik yang dituju oleh pasien.

5.      Sistem Pengendalian Rekam Medis (Retrieval)

Retrieval adalah pengendalian Rekam Medis baik dalam pendistribusian Rekam Medis dari rak penyimpanan maupun pengembalian Rekam Medis ke rak penyimpanan. Berkas Rekam Medis yang keluar dari tempat penyimpanan kemungkinannya didistribusikan antara lain ke :

a.       Poliklinik jika pasien yang bersangkutan ingin berobat.

b.      Ruang perawatan jika pasien yang bersangkutan dirawat. Jika sebelumnya berobat, Rekam Medis tersebut langsung didstribusikan ke ruang perawatan yang dituju. Sedangkan jika langsung dirawat tanpa melalui poliklinik, Rekam Medis pasien tersebut langsung didistribusikan dari Rak penyimpanan ke ruang perawatan.

1)      Pembuatan resume

2)      Jawaban konsultasi

3)      Pembuatan surat keterangan

4)      Riset dan lain-lain.

c.       Dipinjam untuk keperluan :

6.      Sistem Pewarnaan

Untuk mencegah kekeliruan atau menghindari Rekam Medis salah masuk, di sampul luar Rekam Medis diberi warna yang berbeda pada angka 0 ^s/_d 9 seperti di bawah ini :

No	Warna	No	Warna
0	Orange (stabilo)	5	Hijau muda (stabilo)
1	Hitam (Spidol)	6	Ungu (stabilo)
2	Coklat (Spidol)	7	Biru muda (stabilo)
3	Biru (Spidol)	8	Kuning (stabilo)
4	Pink (stabilo)	9	Merah (Spidol)

Contoh : dari nomor Rekam Medis 56-37-78, diambil nomor terakhir yaitu 78 untuk dibuat kotak berukuran 3 × 1.5cm untuk satu nomor sehingga ukuran keseluruhan 2 angka menjadi 6 × 1.5cm diujung kiri atas bagian belakang sampul. untuk 78 berbentuk :

7.      Sistem Penjajaran

Rumah Sakit Sukmul dalam Sistem Penjajaran menggunakan Sistem Penjajaran Angka Akhir (Terminal Digit Filling System) untuk Rekam Medis yang sudah bersampul sedangkan untuk Rekam Medis pasien yang belum pernah dirawat / disampul menggunakan Sistem Penjajaran Angka Langsung (Straight Digit Filling System).

8.      Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan berkas Rekam Medis yang diterapkan di Rumah Sakit Sukmul adalah Sistem Sentralisasi, dimana berkas Rekam Medis disimpan secara terpusat (satu ruangan) dan dibawah satu penanggung jawab, yaitu “Bagian Rekam Medis”. Walau menggunakan dua sistem penjajaran dalam menyusun/mengurutkan nomor rekam medis, penyimpanannya masih berada di satu ruang penyimpanan.

Penyimpanan Berkas Rekam Medis aktif tersimpan secara terpusat pada satu tempat, yaitu di dalam Roll-o-pack pada ruang penyimpanan, sedangkan Berkas Rekam Medis inaktif terpisah pada ruangan tersendiri.

9.      Sistem Indeks

Indeks adalah membuat tabulasi sesuai kode yang sudah dibuat ke dalam indeks-indeks. Bentuk indeks sendiri ada dua macam bisa dalam bentuk kartu atau dalam bentuk komputerisasi.

a.      Indeks Utama Pasien (IUP)

Kartu indeks utama pasien (KIUP) dibuat dengan ukuran 7.5 × 12.5 centimeter. Untuk warna sendiri dibuat berbeda dengan acuan jenis kelamin pasien yaitu merah muda untuk pasien wanita dan biru muda untuk pasien laki-laki. Data yang ada di dalam KIUP, yaitu:

1)      Nama lengkap pasien,

2)      Nomor Rekam Medis,

3)      Jenis Kelamin,

4)      Umur,

5)      Nama Ayah/Ibu,

6)      Pekerjaan, dan

7)      Tanggal berobat pertama kali.

Lama penyimpanan KIUP sama dengan lama penyimpanan Rekam Medis pasien yaitu 5 tahun. Jika selama 5 tahun tersebut pasien tidak pernah berobat lagi ke Rumah Sakit Sukmul, kartu tersebut dapat di-inaktifkan

10.  Sistem Penataan/Perakitan Rekam Medis (Assembling)

Perakitan/penataan Rekam Medis adalah menyusun formulir-formulir  yang ada di berkas Rekam Medis setelah pasien pulang dari ruang perawatan.

to be continue...