PROSEDUR KODING DAN INDEKS

PROSEDUR KODING DAN INDEKS

A.    Prosedur Koding

Koding adalah pemberian kode dengan menggunakan huruf dan angka atau kombinasi huruf dan angka yang ditujukan untuk mewakili satu komponen data. Di Rumah Sakit Sukmul pengkodean diberikan kepada diagnosa utama suatu penyakit dan tindakan medis.

Kode penyakit dibuat berdasarkan pedoman Buku Kode Klasifikasi Penyakit (ICD 10) yang dibuat oleh WHO revisi 10 dan penetapan kode operasi/tindakan medis berdasarkan Buku ICOPIM. Pemberian kode ini bertujuan untuk menyeragamkan nama, cedera, gejala penyakit dan fungsinya untuk mengelompokkan penyakit/operasi yang sama dan berguna dalam memudahkan pelayanan pada penyajian informasi/laporan untuk menunjang perencanaan Rumah Sakit, manajemen dan pendidikan.

Petugas Pelaksana Koding (Koder) di Rumah Sakit Sukmul ada berdasarkan Permenkes no.269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis dan SK Direktur RS No.16/A05/SK/Dir/RSS/XII/2003.

a.       Koding Rawat Jalan :

1)      Dokter poliklinik berkewajiban untuk menentukan diagnosa

2)      Perawat poliklinik berkewajiban untuk menentukan kode penyakit berdasarkan diagnosa yang ditentukan oleh dokter.

b.      Koding Rawat Inap :

1)      Dokter Spesialis/Jaga berkewajiban untuk menentukan diagnosa

2)      Staf Administrasi Rekam Medis berkewajiban untuk menentukan kode diagnosa dan tindakan medis yang ditentukan oleh dokter.

Pekerja pengkodingan harus bekerja sesuai dengan klasifikasi yang tepat dan sesuai dengan diagnosa dari dokter serta berpedoman pada buku ICD-X sebelum melakukan koding, bila ada yang diragukan harus ditanyakan dulu pada dokter yang bersangkutan.

B.     Prosedur Indeks

            Indeks adalah membuat tabulasi sesuai kode yang sudah dibuat ke dalam indeks-indeks. Bentuk indeks sendiri ada dua macam bisa dalam bentuk kartu atau dalam bentuk komputerisasi.

a.       Indeks Utama Pasien (IUP)

Indeks pasien dibuat sebagai alat bantu/kartu katalog yang berisikan nama semua pasien yang pernah berobat ke Rumah Sakit Sukmul, jika sewaktu-waktu ada permintaan informasi seorang pasien yang identitasnya tidak lengkap atau pasien yang datang berobat tanpa membawa kartu berobat (UM.01).

Saat ini data pasien sudah mulai dientri di komputer. Data di dalam komputer pendaftaran (TPP) sudah dihubungkan ke ruang penyimpanan (P2D). Untuk pasien baru, data dapat langsung dientri saat pasien tersebut melakukan pendaftaran di TPP, sedangkan untuk pasien lama, data yang belum dientri dapat dilakukan saat pasien berkunjung ulang. Karena sistem komputerisasi tersebut masih dalam uji coba, sistem indeks utama pasien masih terus dilaksanakan sebagai persiapan untuk menjaga jika sistem tersebut error.

Kartu indeks utama pasien (KIUP) dibuat dengan ukuran 7.5 × 12.5 centimeter. Untuk warna sendiri dibuat berbeda dengan acuan jenis kelamin pasien yaitu merah muda untuk pasien wanita dan biru muda untuk pasien laki-laki. Data yang ada di dalam KIUP, yaitu:

1)      Nama lengkap pasien,

2)      Nomor Rekam Medis,

3)      Jenis Kelamin,

4)      Umur,

5)      Nama Ayah/Ibu,

6)      Pekerjaan, dan

7)      Tanggal berobat pertama kali.

Kartu pasien dibuat oleh petugas P2D berdasarkan lembaran tembusan hasil print pendaftaran pasien (KL.02A). Kartu tersebut disusun berdasarkan alphabet nama pasien. Ketentuan susunan nama adalah dengan melihat 3 huruf awal nama untuk memudahkan pencarian. Untuk nama yang paling sering digunakan di masyarakat, penyusunannya berdasarkan nama selanjutnya, sebagai contoh :

      Achmad Badawi         à        ACH B

      Achmad Sanusi           à        ACH S

      Sri Lestari                    à        SRI L dan lain-lain

Pengecekan susunan harus dilakukan secara periodik, untuk memperbaiki kekeliruan yang mungkin terjadi atau menghindari terjadinya double Rekam Medis. KIUP disimpan oleh petugas P2D di ruang penyimpanan dengan menggunakan lemari besi berjumlah 48 laci.

Lama penyimpanan KIUP sama dengan lama penyimpanan Rekam Medis pasien yaitu 5 tahun. Jika selama 5 tahun tersebut pasien tidak pernah berobat lagi ke Rumah Sakit Sukmul, kartu tersebut dapat di-inaktifkan

b.      Indeks Penyakit dan operasi

Indeks penyakit, operasi/tindakan medis dan kematian merupakan suatu katalog yang berisikan kode (baik kode penyakit, tindakan, dokter ataupun kode penyebab kematian) yang pernah ada/dilakukan di Rumah Sakit Sukmul.

Untuk Indeks Operasi berisi Kode operasi/tindakan, Jenis operasi, judul, bulan, tahun, jenis kelamin, kelompok umur pasien, dokter bedah, dokter anastesi, hari pre op, post op dan keadaan pasien saat pulang : meninggal/keluar (sembuh/cacat). Sedangkan untuk indeks penyakit yang dibold/dihitamkan diganti menjadi kode diagnosa, diagnosa akhir, dokter yang merawat, hari perawatan dan keadaan pasien saat pulang : meninggal/keluar (sembuh/cacat). Untuk indeks kematian isinya sama dengan indeks penyakit.